En una empresa de reciente creación no suele haber mucho tiempo para crear grandes infraestructuras ni sofisticadas herramientas informáticas a medida. Pero se pueden utilizar apps y servicios de bajo coste para que el trabajo en equipo sea mucho más eficiente. De hecho lo mejor que puede hacer una startup suele ser acceder a las versiones de pago de estas grandes herramientas, dado que al pagar por meses y por usuarios se puede controlar exactamente el gasto, que solo dependerá de cuánto crezca la empresa. Además ninguna requiere tener «un informático controlando todo», lo cual proporciona una gran flexibilidad.
Dropbox – compartir archivos nunca fue tan fácil. Esta es una de las apps más veteranas en el terreno de los archivos compartidos – la forma que necesita un grupo de trabajo para tener unas carpetas comunes en las que compartir ficheros de todo tipo, ya sean hojas de cálculo, documentos de texto, fotografías o vídeos. Lo mejor es que no viven solo «en la nube», en cada ordenador quedará una copia completa local (que podrá protegerse con copias de seguridad). Aunque Google Docs o iCloud (Apple) hacen básicamente lo mismo, Dropbox tiene más rodaje y se nota.
Para empezar es completamente multiplataforma: para escritorio funciona en Mac, Windows y Linux, también en dispositivos iOS, Android y Blackberry, lo cual es muy cómodo. Una vez creada una cuenta –es gratis– se pueden «compartir» las carpetas simplemente enviando un enlace por correo a otros colaboradores. Se puede controlar con exactitud quién puede acceder a qué documentos, por ejemplo para diferenciar entre la gente de la empresa, los proveedores o los clientes. Si se necesita más espacio o funciones (control de versiones, administración avanzada) hay versiones por 10 o 15 euros al mes por usuario – incluso una versión más avanzada.
G Suite – la ofimática accesible. La suite de Google es hoy en día dos cosas: la versión online de Word, Excel y Powerpoint (de modo que hay un ahorro en licencias) y además una forma de obtener utilidades extra (Calendario, Backups, Formularios, correo personalizado). Muchas de estas funciones existen en la versión gratuita, pero por 4 euros por usuario al mes G Suite permite además gestionar el correo de un dominio personalizado (del tipo MiEmpresa.com o similar) con Gmail, lo cual es altamente recomendable por muchas razones, principalmente para no tener que hacerlo en otro servidor y contar con la funcionalidad y el anti-spam de Google, sin duda el mejor. La configuración de G Suite tan solo requiere ir contestando a una serie de preguntas, confirmar un correo y el cambio de registros del dominio para el correo es lo único que puede requerir de la ayuda de un técnico.
Una vez listo, los correos será completamente independientes de la página web. Las cuentas creadas se pueden usar para compartir calendarios, gestionar dispositivos (Android e iOS), y naturalmente para crear y compartir las hojas de cálculo y documentos de texto (Google Docs). Dado que la gente no usa el 90% de las funciones de Excel o Word, sino solo el 10% más básico, ha sido fácil para Google cubrir ese 10% e incluso bastante más. Raro sería que se quedaran pequeños. Y todo esto sin tener que pagar licencias de Office, solo unos pocos euros por usuario.
Slack – El trabajo en grupo como un armonioso ballet. Slack resuelve uno de los principales problemas de los grupos pequeños y medianos que es la coordinación de proyectos – y de hecho funciona mejor cuanta más gente de la organización participe. Cubre las necesidades de pequeñas tareas como la mensajería, pudiendo usarse grupos personalizados, las llamadas de voz y vídeo (ideal para teletrabajadores) y especialmente la publicicación de mensajes, listas de tareas y calendarización. Se pueden usar otras herramientas, pero esta acaba convirtiéndose en la más entrañable, la versión de «la oficina en una app» (iOS/Android), siempre disponible, para que todo el mundo resulte más eficiente. Se puede usar de forma gratuita para probar y luego hay versiones por entre 7 y 11 euros por usuario/mes.
Feedly – Para estar al día con información seleccionada. De entre las diversas tareas en el día a día de cualquier startup estar informado de lo que sucede puede ser una de las más relevante. Esto requiere simplemente visitar las webs de la competencia y «suscribirse» a sus blogs y feeds informativos (todos suelen tener un canal llamado RSS que es una especie de resumen de lo que se publica en el blog y las novedades). Feedly puede guardar todas esas suscripciones cómodamente y además puede hacerlo ordenándolas por fecha o por relevancia, separando el grano de la paja. Además funciona tanto en el escritorio como en iOS y Android. Como extra, la versión de pago (5 dólares/mes) permite crear grupos y compartir las lecturas más relevantes en un «círculo cerrado», como los clásicos dossieres de prensa, algo que puede hacer la persona que gestiona la información de la empresa, por ejemplo para mantener informados a diversos grupos de trabajo de forma temática (y con sus aportaciones también).
Como puede verse todas estas apps tienen en común que son multiplataforma, buscan optimizar y la productividad en el trabajo y además se pueden probar gratis antes de suscribirse – además de que tienen unos precios realmente económicos, lo cual hace que solo aumente el coste a medida que crece la organización. Suponiendo que se quiera ir a las versiones más completas estaríamos hablando de unos 35 o 40 dólares/euros al mes por usuario – algo más que razonable para la gran funcionalidad que ofrecen.
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