Vamos a repasar brevemente qué es Verifactu, el nuevo sistema de emisión de facturas verificables, a quién afecta y cómo, y a partir de qué fecha es obligatoria su utilización. Dedicaremos unas líneas a hablar de forma específica del ecommerce.
Si bien incidiremos en su obligatoriedad y en por qué la administración regula la facturación electrónica, también repasaremos brevemente las ventajas de un sistema de este tipo en un contexto en el que toda la sociedad, incluyendo el mundo empresarial, avanza hacia la digitalización de casi cualquier tipo de proceso.
¿Qué es el sistema de facturación Verifactu?
Recientemente, el 17 de octubre de 2024, se ha publicado la Orden Ministerial por la que se regulan los Sistemas Informáticos de Facturación y VERI*FACTU. En ella se reglamentan los requisitos que tienen que cumplir los programas informáticos de facturación para empresarios y profesionales autónomos. Así como la estandarización de formatos de los registros de facturación. El reglamento desarrolla lo aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
El Real Decreto, y su desarrollo vía Orden Ministerial, buscan tres objetivos:
- Reforzar la obligación de emisión de factura.
- Lograr que las operaciones realizadas se graben en el sistema de forma segura con un formato estándar que permita, entre otras cosas, su envío simultáneo a la Agencia Tributaria.
- Facilitar al empresario o autónomo el cumplimiento de sus obligaciones tributarias.
En principio, según el Real Decreto, el uso de Verifactu iba a ser obligatorio a partir del 1 de julio de 2025, pero a día de hoy ya sabemos que las empresas que facturen menos de 6 millones de euros tendrán que comenzar a utilizarlo a partir del 1 de enero de 2026. No sería descartable algún otro tipo de moratoria, pero en principio esta es la fecha a tener en cuenta.
El uso del sistema Verifactu es obligatorio para cualquier contribuyente que emita facturas con un software de facturación. Para aquellas empresas o autónomos que por su tamaño u otra razón no usen un sistema automático de facturación, hay otra forma de cumplir con la reglamentación de Verifactu mediante un formulario disponible en la Sede Electrónica de la AEAT.
Adicionalmente, hay otro sistema de cumplir la legislación, denominado No-Verifactu, generando registros locales. Por otro lado, las empresas que facturan más de 6 millones de euros usan otro sistema diferente: el Suministro Inmediato de Información (SII).
¿Cómo afectará a autónomos y pequeños empresarios?
Para que esto sea posible, los primeros que tienen que “hacer los deberes” son las empresas responsables de los software de facturación. A efectos prácticos, el uso de un software que cumpla con Verifactu supone que en el momento de emitir la factura se genera un registro de la misma que ya no se puede modificar. En caso de que haya que anular o rectificar una factura, se generará un nuevo registro.
Estos registros pueden enviarse de forma automática a la Agencia Tributaria, es lo más práctico y lo recomendado. En todo caso hay que conservar de forma segura los registros que podrá requerir en cualquier momento la AEAT.
Todas las facturas emitidas cumpliendo Verifactu contarán con un código QR. A través de este código, el receptor de la factura, y obviamente la Agencia Tributaria, podrá acceder a información sobre la misma como el NIF del emisor, el número y la serie de la factura y su importe total. Dicho de otra forma: a través del código QR se puede verificar el contenido de la factura. En las facturas emitidas con este sistema también constará la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «Veri*factu«.
Hasta ahora hemos hablado de obligatoriedad. Pero el uso de un software correctamente adaptado a Verifactu también supondrá para las pymes y autónomos ahorro de tiempo, especialmente si se opta por el envío automático de cada factura emitida a la Agencia Tributaria en tiempo real. Es, además, la forma que mejor garantiza el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
¿Qué supone Verifactu si tienes un ecommerce?
El propietario de un comercio electrónico, exactamente igual que cualquier otro pequeño empresario o autónomo, tendrá que cumplir con la nueva legislación, estando preparado para ello cuando llegue el momento.
Desde los medios especializados en ecommerce recomiendan mantenerse en contacto tanto con los proveedores de herramientas de facturación, como con los proveedores, de tenerlos, del software de las tiendas online, con el fin de estar informados sobre su hoja de ruta para la adaptación.
Como desde el mes de octubre ya está aprobada la reglamentación correspondiente, todos los actores implicados han de estar dando los pasos adecuados para garantizar su cumplimiento. Los proveedores de software de tu ecommerce tendrán que garantizarte la integración del sistema Verifactu con tu tienda online, para una correcta emisión de las facturas asociadas cada venta.
TicketBai, el caso del País Vasco
En los tres territorios que conforman la Comunidad Autónoma del País Vasco no hay que cumplir con los requisitos de Verifactu, sino con los exigidos por un sistema que busca objetivos similares, denominado TicketBai.
Así, TicketBai también es un sistema de control de facturación, que en este caso ha sido desarrollado por el Departamento de Hacienda del Gobierno Vasco, en colaboración con las haciendas forales de Araba, Bizkaia y Gipuzkoa. En cada provincia se marcan diferentes ritmos graduales de implantación: en Araba y Gipuzkoa ya tiene que usarse en todos los sectores, mientras que en Bizkaia la última fase se pone en marcha a partir del 1 de enero de 2026.
Todas las empresas y autónomos tienen que usar un software de facturación adaptado a TicketBAI, con el objetivo de “garantizar la autenticidad, integridad, trazabilidad e inviolabilidad en los registros informáticos de facturación”. Es decir, exactamente la misma finalidad que tiene Verifactu.
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