Los pequeños negocios de las empresas de nueva creación suelen ver la luz como criaturas frágiles. Son más o menos optimistas a la hora de contemplar en los planes los gastos y los ingresos previstos. Pero a veces surgen algunos «gastos imprevistos» –no por ello menos probables o planificables– por cuyo importe son capaces de desbaratar las previsiones. Si esto ocurre con los ingresos, la solución puede ser aguantar, modificar algo y esperar. Pero cuando se trata de los gastos la situación puede tornarse complicada: hay gastos tan repentinos o desmesurados que pueden tornar el futuro de cualquier proyecto emprendedor. He aquí algunos ejemplos y cómo solventarlos:
- Gastos legales. Las previsiones para cuotas relativas a temas legales han de ir algo más allá de los propios gastos de constitución de la empresa y la preparación de algunos contratos genéricos de servicios o para la página web. Entre estos pueden estar litigios por la ruptura de contratos (que muchas veces cuestan más que las propias cantidades reclamadas) o asistencia legal en las relaciones con los empleados (en caso de despidos, accidentes y otras situaciones). Si la empresa se dedica al software o las apps hay que prever que podría enfrentarse a algún tipo de reclamación masiva si un bug en alguna nueva versión causa perjuicios a los clientes, filtración de datos personales o similares. Defenderse adecuadamente es un gasto que puede costar mucho dinero.
- Entre las soluciones están contratar una asesoría legal y fiscal en base a una cuota mensual o anual (una especie de «tarifa plana») o incluso optar por las asesorías «online» para las tareas más sencillas (las hay por 10 o 20 euros al mes y ofrecen modelos de contratos fáciles de utilizar). También se pueden externalizar ciertos trabajos a agencias de servicios de contratación: puede resultar ligeramente más caro pero también garantiza menos «turbulencias legales».
- Adaptación a normativas. Mención aparte de temas legales merecen situaciones tales como la asesoría para el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), la adaptación al Sistema RED de la Tesorería General de la Seguridad Social o el reciente caso del GDPR/RGPD (Reglamento General de Protección de Datos). Algunas ya existen y son de sobras conocidas, pero otras surgen más o menos repentinamente (aunque, por ejemplo, la llegada del GDPR se anunció hace al menos un par de años). Anticipar esos honorarios legales para cumplir con nuevas normativas y contar con fondos para cubrirlos en caso de necesidad es algo que todo negocio debe tener en cuenta. Si esto se ignora el riesgo en caso de multa puede ser un golpe de hacha sobre el cuello de cualquier proyecto.
- Es una situación fácil de evitar cerrando con una asesoría un precio por la adecuación a cada normativa, algo que puede requerir tan solo unos cientos de euros en el caso de las empresas más pequeñas – e incluyendo al menos el primer año de mantenimiento, normalmente suficiente para que la startup sepa si el proyecto tiene buenas perspectivas.
- Impagos y retrasos. Hay que introducir el «factor impago» en un porcentaje de las cantidades que se tengan previstas cobrar, porque siempre habrá algún cliente que deje colgada una factura – por nobles que sean sus intenciones originales o por nítido que sea el contrato firmado. Del mismo modo, los retrasos se convertirán en algo habitual si no se atajan rápidamente, y cuando se acumulan pueden hacer que los pagos no lleguen a tiempo para otras cosas importantes (como pagar nóminas o impuestos, ambas vitales para la mayoría de los pequeños negocios). La moraleja es que «cobrar dinero puede llegar a costar mucho dinero».
- Las alternativas, además de ser más selectivos con los clientes, son optar por formas de financiación como el factoring o «traspaso de facturas» que, aunque tiene un coste, proporcionan más seguridad.
- Las mermas. Lo que en las fruterías tradicionales sucede por causas naturales en los negocios online tiene nuevas encarnaciones, por ejemplo, en forma de fraude online (el equivalente del pequeño hurto en las tiendas), devoluciones injustificadas, pérdidas de inventario durante el almacenaje o incluso robo o sabotaje por parte de los propios empleados. La cuestión a tener en cuenta es dejar un margen razonable en los cálculos para evitar que una de estas situaciones deje fuera de juego al negocio durante demasiado tiempo.
- El equivalente de las alarmas antirrobo en las tiendas serían buenas medias de seguridad online y la elección de partners fiables para la parte transaccional. También es fácil contratar un seguro multirriesgo para pymes que cubra la mayor parte de este tipo de eventualidades.
{Foto (CC) Helloquence @ Unsplash}
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