Son muchas las organizaciones y pequeñas empresas que necesitan en un momento dado, o de forma cotidiana, una herramienta que les pueda ayudar a gestionar el trabajo en los proyectos colaborativos. Que sea la mejor puede ser discutible, pero sin lugar a dudas una de las herramientas más usadas para este fin es Trello. Por su diseño, por lo que nos ofrece, es especialmente útil para acometer proyectos en los que un proceso, o varios, pasan por diversas fases. Trello está inspirado en el conocido sistema Kanban, un método de organización originario de Japón, también conocido como sistema de tarjetas.
Como estamos hablando de una herramienta online, aunque cualquier organización pueda hacer uso de ella, la pueden exprimir al máximo equipos que estén repartidos en diferentes ubicaciones o centros de trabajo.
Dónde encuentro Trello
La primera pregunta a responder sería cómo acceder a Trello. Muy sencillo, como cualquier aplicación que se precie hoy en día se puede acceder con un ordenador de sobremesa o portátil tecleando Trello.com en tu navegador favorito, o descargar su app en tu dispositivo móvil, ya sea tableta o smartphone. Es importante decir que tanto la versión para dispositivos iOS como la que destinada al uso en entorno Android son igual de fáciles de usar e intuitivas que la versión de escritorio.
La segunda pregunta, aunque puede que para más de uno sea la más importante, es si el servicio es gratuito o no. Las respuesta es que sí, y la verdad es que la versión gratuita de Trello es lo suficientemente potente como para satisfacer las necesidades de muchas organizaciones pequeñas. La versión de pago, que recibe el nombre de Trello Business Class, ofrece a las empresas extras como el de integrar otras aplicaciones en los tableros, creación ilimitada de los mismos, más seguridad, y mayor control de la privacidad, entre otros.
Personas, tableros, equipos, listas, tarjetas
Con tan solo estas cinco palabras se puede resumir el funcionamiento de Trello. Cualquier persona que disponga de conexión y una dirección de e-mail puede darse de alta en la aplicación en tan solo unos segundos. Tampoco tardará demasiado, si así se quiere, en crear su primer tablero.
El tablero es, por decirlo así, el núcleo de Trello. Es el sitio virtual donde se irán colocando las actividades a realizar, para que sean vistas por las personas que las tienen que realizar, y todos sepan en cada momento en que punto del proyecto se encuentra cada una de ellas. El tablero se divide en listas. Aunque en algunos casos se llaman columnas.
¿Trabajo autónomo? Bien, una vez el usuario tiene creado su tablero, puede hacer con él lo que quiera, pero lo normal es que se haya acercado a conocer Trello porque quiere trabajar de forma colaborativa. En ese caso, el siguiente paso es que alguien cree un equipo, que estará formado por personas y tableros. Habrá proyectos que sean sencillos y necesiten un único tablero, y otros mucho más complejos. En este segundo caso se podrá decidir si cada tablero lo ve todo el equipo o solo los miembros que se decidan asignar.
Volvamos al tablero. Una vez decidida cuál va a ser su función, ahora deben añadirse cuantas listas sean necesarias. Las listas aparecen en la imagen de ejemplo con forma de columna. El ejemplo muestra también algo muy lógico: que cada lista sea una fase del proyecto, aunque puede organizarse como se considere más oportuno.
Dentro de cada lista van las tarjetas. Las tarjetas pueden mostrar, por ejemplo, tareas concretas que en un momento dado están en una lista, porque esa tarea está en esa fase concreta del proyecto.
Empiezo a trabajar
Creado el equipo, el tablero o tableros, y dentro de cada uno de ellos decidido cuáles son sus listas, o fases. Ahora ya se puede asignar una tarea a una lista, creando una tarjeta. Las tarjetas contienen mucha más información de lo que pueda parecer en un principio, ya que se puede entrar en ella, y adjuntar todo tipo de archivos, o dejar comentarios sobre el progreso de la tarea que estamos desarrollando usando esa tarjeta.
Cuando una tarea avanza, y queremos que pase a otra fase del proyecto, es tan sencillo como mover esa tarjeta a la siguiente lista o columna. Un gesto sencillo, que implica un cambio en el proyecto.
Como se puede ver es todo muy visual e intuitivo. Cada vez que alguno de los miembros del equipo mueve una tarjeta de lista, o deja un comentario, el resto de los componentes recibe una notificación del cambio realizado.
Hay vida más allá de Trello
Quizás Trello es la aplicación más conocida de este tipo, pero hay otras alternativas que pueden resultar interesantes.
Una de ellas es Asana, creada por uno de los fundadores de Facebook. Para profundizar en ella aconsejamos leer el tutorial de primeros pasos que ofrecen en su propia web. Si en Trello encontrábamos tableros aquí son proyectos. Dentro de cada proyecto hay tareas asignadas a los diferentes miembros del equipo. También puede haber tareas independientes, no incluidas en proyectos. El contenido de los proyectos se puede visualizar de diferentes formas (lista, tablero, calendario,…). Aquí el tema se complica ligeramente: por encima de los proyectos están los portafolios que pueden almacenar grupos de proyectos.
Otra herramienta útil para equipos de trabajo es Slack. Os recomendamos la lectura de este artículo de Naiara Fernández donde, para empezar, define esta aplicación como un sistema de mensajería, que obviamente podremos usar como herramienta de comunicación dentro de un equipo de trabajo. Las conversaciones se van a organizar en canales; estos canales son la piedra de toque de la aplicación, que después pueden organizarse como se quiera. Algunos de sus puntos fuertes son la fácil integración de otros servicios, como pudiera ser Google Drive, y la comodidad que ofrece para el envío de, por ejemplo, archivos. Puede ser muy útil para equipos de trabajo que necesiten compartir mucha información y tenerla siempre localizable de forma sencilla.
No solo de trabajo vive el hombre
Todas estas herramientas, incluyendo, por supuesto, Trello, adquieren su máxima utilidad cuando son usadas por un equipo de trabajo. Pero también por cualquier grupo de personas que vean en ellas la forma de organizarse mejor, aunque sea para una actividad de ocio. Y en el caso concreto de Trello es una herramienta fantástica para la organización personal en cualquier ámbito de la vida.
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